对规范税务档案管理工作的分析与思考

　　税务档案管理是信息管税的基础性工作，对服务领导决策、加强税收征管、探索税收规律具有非常深远的意义。总局王军局长在《以科技创新推进税收管理现代化》一文中指出：“解决税收管理方式不适应形势发展要求的问题，根本出路是按照习近平同志的要求走创新驱动之路，全面实施信息管税”。当前和今后一段时期，地税机关应如何在新形势下利用现代信息技术，完善税务档案管理，充分发挥档案重要作用，更好地服务地方税收工作和纳税人，把新的档案管理理念真正渗透到各个环节，已成为各级税务部门档案管理工作面临的一项新课题、新任务。

　　 一、当前税务档案管理工作存在的主要问题

　　 （一）思想重视程度与先进管理理念不同步。 税务机关在税收任务与规范执法的双重压力下，存在重税收业务轻档案管理的惯性思维，往往不能把中心工作与重点工作绑定作业。受这种惯性思维的支配，档案管理部门会穿新鞋走老路、按部就班，把历史的纸质资料在完成初始采集后就束之高阁，造成纳税人信息产生变化得不到及时维护。有的管理人员对信息管税认识不足，面对庞大的日常工作量，有厌烦和抵触情绪，工作不细致、消极应付，不能保证档案资料的及时性、完整性和准确性。

　　 （二）资源整合配置与档案信息管理不合拍。 税务系统是业务性较强的部门，人员配置多为业务管理型综合人才，所属税务干部大多不愿从事档案管理这项繁琐、单一、枯燥的案管工作。有的税务机关甚至没有设立专门的档案管理机构，或者虽成立机构但职责不明确或专职档案人员配置偏少，档案管理工作相对比较混乱。管理资源软硬件投入力度不够，缺乏统一的管理场所、管控设备、专管人员及科学机制，档案室“八防”不达标，从而严重影响档案管理工作的有效开展。

　　 （三）历史沉淀矛盾与档案信息建设不相融。 在成立专门的档案管理机构之前，历年资料一般没有专人保管，部分资料采集后不能及时统一归档，而是直接留置在税源管理部门、各自为政。随着税源专业化改革的不断深入，税务档案缺乏长效管理，在保管人员和机构、场所变动的情况下，完整性、连续性、衔接性得不到保障，本存放于原管理单位的资料在移交过程中极易丢失，残缺不全。一些超过保管期限的税务资料，绝大部分基层税务机关都未按规定进行销毁，占据库房大量空间，数据隐藏在海量资料中，查阅与管理困难。

　　 （四）创优争先精神与服务管理职能不对称。 税收档案管理工作不能紧跟信息管税的步伐，创新思路与实际运作存在脱节现象，一些基层管理部门管理理念滞后，效能提升意识不高，不能充分发挥档案管理工作的服务职能。档案管理方式方法相对老套，还停滞在整理装订好、保管好、能查到的状态，有的还错误的认为档案管理只是边沿工作，与日常征、管、评、查等税务职能不搭杆，守闲摊、靠边站、不进取，更谈不上大胆创新、拓展服务，致使税务档案管理工作在税收现代化建设中落下距离。

　　 二、对进一步做好税收档案管理工作的对策谋划

　　 （一）科学定位，履行职能，切实在规范管理上升级上层次。

　　一要依据部门职能规范管理。档案管理部门应坚持以服务纳税人、服务税收征管为宗旨，全面贯彻两个减负，建立和规范收集、整理、移交、归档、管理、利用、统计、鉴定销毁、保密、安全等一系列档案管理长效机制。以 “征”、“评”、“管”、“查”、“用”各环节各部门的应用需求为导向，满足税务部门以及纳税人方便、快速地检索和获取涉税资料信息的需求。

　　二要制定科学方案规范管理。借鉴档案管理专家提出的关于档案保存的“洋葱理论”，按照档案类别对资料进行甄别，对重复、无保存价值以及超过保管期限的“洋葱皮”进行清理、鉴定、销毁，对有价值的“洋葱心”有计划、分步骤的实施统一接收、登记、归档管理。

　　三要健全机构网络规范管理。成立专门档案管理机构，健全制度建设，规范档案管理流程，加强人员配置，其他部门应明确专人负责档案管理以及移交工作，专职档案管理人员应有保证相对稳定。注重档案管理人员专业知识培训，提升档案管理人员专业素质。资料归档必须经过档案采集人员初核、兼职档案员复核、数据管理部门抽查以及档案管理部门最后审核的四道必经程序，形成横向到边、纵向到底的档案管理网络。

　　四要注重实际效果规范管理。专职档案管理机构应做好效能跟进，及时纠正其他部门在档案管理工作中存在的问题，并指导其加以整改，不断提高资料和数据的准确性、及时性和完整性。积极做好档案的整理和统计工作，细致总结分析，对档案管理系统以及档案工作的提出优化建议，积极发挥档案资料的凭证、参考作用，为领导决策以及各项税收工作服务。

　　 （二）严密协作，强化监督，坚持在标准质量上把好准入口。

　　一是要明确资料采集标准。以统一、规范的标准促进档案管理工作有序运行，各部门协作，保证资料采集的完整性，资料传递的连续性，防止工作偏差，走弯路、甚至走回头路。

　　二是要强化采集部门职责。以受理涉税业务人员为第一责任人，根据标准采集资料，并按数据逻辑关系审核无误后，及时交单位兼职档案员归集、审核，整理、扫描、移交；第一责任人应在业务办完就预整理归集，以免资料散失；资料应在规定期限前移交档案管理部门，缩减资料采集与归档的时间差。

　　三是要严格数据适时监督。数据管理部门应在各基层单位资料移交前进行定期检查或抽查，进一步保证准确性，做好资料归档前数据质量的第三道保险。强化考核监督，完善考核体系。将档案工作列入考核内容，建立科学考核监督体系，前置资料审核责任，避免本末倒置，杜绝靠上级来把关、审核、考核的消极、被动工作思维，按科学的方法进行责任归集，促进档案工作质量提高。

　　 （三）突破瓶颈，创新驱动，着力在信息管理上寻求新突破。

　　一是解放思想观念，努力走出因循守旧的误区。逐步树立档案管理与征管工作并重的思想理念，全面提升对档案建设的认识，消除消极抵触情绪，获取各部门对档案工作全方位的支持，确保档案管理各项工作的顺利开展，有效落实。

　　二是把握有利契机，全面创建省五星级档案室。要按照“五星级”的标准要求，建设以省辖市局档案库为核心的档案层级管理格局，不断打包创建工作，开展全省大汇总的整体五星级档案室达标工作，同时以此为抓手，实现管理模式、服务效能的创新提升，促进档案整体管理水平再上新台阶。

　　三是延伸服务职能，科学搭建“现行文件查阅中心”。依托税政、征管等业务部门以及12366知识库，收集与纳税人关联较为密切以及日常征管工作常用的政策文件，按照不同业务类型及涉税事项，科学建立目录索引，及时更新维护，满足日常征管工作对涉税资料的需求，为纳税人涉税咨询和查阅资料提供支持。