关于2016年度省级机关单位档案工作年检情况的通报

省各有关单位：

      为推动省级机关、单位档案工作发展，加强档案工作规范化管理，依照《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等法律法规及有关标准规范的规定，我局于今年组织开展了省级机关、单位档案工作年检。

为保证年检工作顺利开展，省档案局业务指导处和社会事业处分别成立检查组，各协作组组长为检查组成员，参加了所在协作组的年检工作。检查组通过听取汇报、现场查看、反馈意见等形式，对列入年检范围的省级机关、单位进行了实地检查。除少数单位因特殊原因推迟外，共有省委办公厅等105家省级机关、单位（含档案工作规范复查和晋级通过单位）通过了省档案局组织的年检（名单见附件），达到合格等次，现将有关情况通报如下。

      一、领导重视，档案工作普遍得到加强

      省级机关大部分单位领导十分重视档案工作，把档案管理摆在重要位置，列入单位重要议事日程，强化对档案工作的组织领导，确保档案工作发展所需人、财、物。省审计厅、省沿海开发集团有限公司等单位坚持抓档案工作的长效管理，做到档案工作与其它重要工作同计划、同部署，及时解决档案工作中的实际问题。

省级机关许多单位把加强档案室基础设施建设摆在档案工作发展的突出位置，省纪委、省商务厅、省法院、省贸促会新华报业传媒集团、江苏省中国科学院植物研究所等单位，充分利用单位新建办公大楼和调整办公用房的时机，从档案工作的发展出发，提出了办公大楼档案室的规划和布局，增加了档案库房、办公、阅览等档案用房面积，保证了档案工作的顺利开展。许多单位安排专项经费添置一系列档案工作现代化管理设备设施，进一步改善了档案硬件设施和条件，促进了档案工作与单位各项工作的共同协调发展。

      二、档案基础业务工作有较大提高，国家档案局第8号令执行情况良好

      省级机关各单位认真贯彻《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，加强基础业务建设。从实际检查情况来看，省公安厅、省太湖办、省人民检察院、省高级人民法院、省监狱管理局等单位档案基础业务工作较扎实，严格按照归档范围收集本单位应归档文件材料，保证了归档文件材料的齐全完整。绝大部分单位2014、2015年度文件材料归档情况良好，及时完成年度文件材料归档工作，各门类、载体档案整理的规范化程度较往年有所提高，库房管理条件等到有效改善，保管措施得到应有加强。大部分单位按照国家档案法律法规要求，做到由各处室兼职档案人员收集整理本部门档案并统一移交档案室集中保管，实现了档案实体的集中统一管理。

贯彻国家档案局第8号令，编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是近年来省级机关加强档案资源建设的重要举措。省知识产权局等单位在工作中，每年针对机构职能的变化对本机关文件材料归档范围和档案保管期限表进行不断修订和完善。进一步完整系统收集本单位各种门类和载体的档案，年度归档文件数量，特别是业务档案和特殊载体档案数量较以往有明显增加，有效改善了室藏档案结构，丰富了室藏档案内容。

      三、档案信息化工作稳步推进

      省级机关有关单位在加快推进办公自动化和业务管理信息化过程中，顺应档案工作形势的发展，将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划，配备档案管理现代化硬件设备和软件系统，进一步加大做好电子文件的归档管理和档案数字化工作力度。

      目前，省无线电管理局、省供销合作总社、省农委、省农业资源开发局、省地质矿产勘察局、省文物局等单位已经完成了重要和利用频率高的档案的数字化，档案数字化工作取得显著成绩，档案管理信息系统功能也得到了进一步优化。省民政厅开发了网络版档案管理信息系统，与OA办公自动化系统无缝对接，实现了电子文件的在线归档，有效推进了档案信息服务的网络化、智能化进程。一批省级机关、单位在确保安全不失密的情况下，实现了网上查阅档案全文，有效提高了档案利用工作效率。

      从年检的总体情况看，省级机关档案工作整体水平有了新的提高，档案管理规范化程度有了明显提升，但仍然存在一些薄弱环节和需要整改的地方。主要表现在以下几个方面：一是少数单位对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强；二是一些单位贯彻执行国家档案局8号令力度不够，应归档文件材料没有做到应归尽归；三是有些单位档案工作制度和网络尚不健全，人员偏少，档案人员变动频繁，难以适应档案工作稳定持续发展的需要；四是少数单位档案人员业务素质亟待加强，档案整理规范化、标准化程度有待提高；五是个别单位还没有档案专用库房，部分单位档案用房面积不足，基础设施陈旧简陋，办公和库房没有分开、库房堆放杂物，缺少必备的档案保管设备设施，库房管理“八防”措施有待加强；六是有些单位档案信息安全意识不强，必要的防护措施不到位；七是有些单位没有将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划，档案信息化和数字化工作相对滞

      对于年检中发现的上述问题，希望有关单位加以足够重视，并采取切实措施予以解决。

                                                                    江苏省档案局

                                                            2016年12月29日