关于对常州地区重大建设项目档案工作巡查情况的通报

各市档案局，各有关重大项目建设单位：

      为加强对重大建设项目档案工作的监督和管理，切实保证重大建设项目档案的完整、准确、系统与安全，省档案局建立了重大建设项目档案工作巡回检查制度，今年首次组织开展了对常州地区国家和省重大建设项目档案工作的巡查。巡查组实地检查了常州轨道交通工程、常州南车城市低地板车辆、常州埃马克机床及齿轮、常州绿色建筑产业集聚示范区、常州东方盐湖文化旅游休闲度假区（东方盐湖城）等五个项目的档案工作，现将情况通报如下：

一、所巡查项目档案工作基本情况

        1、各重大项目建设单位普遍重视档案工作。多数项目建设单位领导认识到重大建设项目档案是项目建设及其管理活动的真实记录，把档案工作摆在与工程建设和管理同等重要的位置。一些项目建设单位成立了项目档案工作领导小组，及时组建档案室，配备专门人员、专用库房和档案管理相关设备，建立完善档案收集、整理、保管、保密、借阅利用等方面的规章制度，为各项档案业务建设的顺利开展提供了有力保障。

        2、多数单位对建设项目档案的形成与归档采取了控制措施。一些项目建设单位按照“谁形成、谁负责”的原则建立档案管理机制和工作流程，对工程文件材料的形成、管理及时进行监督指导，在检查工程进度与施工质量时，也一并检查有关档案资料的收集、整理情况，收到良好的监督效果。

        3、各单位广泛开展了档案基础业务工作。从检查情况看，大部分项目参建单位按照档案管理规章制度和规范要求，认真开展基础业务建设并取得一定成效。文件材料收集归档中原件归档得到普遍推行；各单位注重项目建设各阶段文件材料形成质量，建立预立卷制度，注重平时积累，档案的原始性、完整性、准确性得到一定保证；一些单位项目文件材料的分类组卷较合理；各单位配置了必要的档案库房和各种保护设施，使建设项目档案得到了安全保管；在一些项目建设过程中，采用复制发放图纸、提供借阅利用等方式，发挥了档案资料的作用；部分建设项目已运用信息化手段管理档案，档案工作效率和档案利用水平得到较大提高。

二、巡查中发现的主要问题

        1、个别项目建设单位档案管理体制、规章制度建设有待进一步完善。在相关的项目管理制度中，对项目建设文件形成、积累、整理、归档要求和责任的有关具体规定不明确；项目文件归档范围和保管期限表的制定不够细致，条款内容不够全面。

        2、个别项目建设单位对项目档案工作的控制管理措施不到位。项目档案工作纳入单位领导议事日程、纳入单位规章制度及项目建设管理程序、纳入单位有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制、纳入合同管理等方面有待加强。少数项目档案工作滞后工程建设，未做到项目档案工作与项目建设同步进行。建设项目档案基础业务工作中，存在收集不齐全、整理欠规范、未建立档案目录数据库等问题。

        3、少数重大建设项目档案人员的业务素质仍有待进一步提高。特别是部分新建单位，档案人员对档案业务不熟悉。有些档案人员虽然具备一定的档案业务素质，但往往又对工程建设程序和过程不熟悉，不能完全适应重大建设项目档案工作的客观需要，无法全过程跟踪指导档案工作。

      重大项目的建设关系国计民生，项目档案是项目建设的真实记录，是对建设项目进行建设、维护、改造以及稽查、审计、监督、管理、验收的重要依据。各地区各有关部门及各项目参建单位档案责任重于泰山，要将重大建设项目档案工作抓紧抓好。

各地档案管理部门要依据《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，对重大建设项目档案工作做好监督、指导工作。要严格按照国家有关规定，把住重大建设项目档案管理登记和档案专项验收关，进一步完善重大建设项目档案业务规范建设，用科学适用的业务规范来指导档案业务建设。

      各重大项目建设单位要建立健全项目档案管理的有效机制和配套制度，督促有关人员在各自职责范围内做好重大建设项目档案工作。要针对当前重大建设项目档案工作中存在的问题，进行认真分析和查找问题存在的原因，采取切实有效的措施加以整改，使重大建设项目档案工作得到全过程的控制，确保重大建设项目档案的完整、准确和系统。

                                                                                                                                                                                                      江苏省档案局

2014年12月31日

抄送：国家档案局，省发展改革委重大项目稽查办。