南京市5A级数字档案室建设模式向全市审计机关推广应用

　　今年以来，南京市审计局积极推进区局数字档案室建设。该局继2013年建成江苏省党政机关首家5A级数字档案室之后，积极总结经验，优化档案应用系统，对11个区审计机关档案数字化工作提出了高标准、高起点要求，并从业务和技术层面向区局提供全方位指导，将5A级数字档案室建设模式向区局推广。目前，溧水区审计局已通过省档案局5A级数字档案室评估，另有有5个区局4A级数字档案室通过市档案局评估，区局档案管理和利用水平达到新的高度。
　　一是整体推进全市审计机关5A数字档案室建设。今年6月份，南京市审计局在全市审计系统开展了“国际档案日”系列宣传活动，之后，又召开了全市审计机关数字档案室建设推进会，就2015年的数字档案室创建工作进行动员和部署，明确了各区局数字档案室建设任务、工作重点，要求各区加强审计档案的开发应用，为提高审计工作质量提供更加有力的支持和保障。在此基础上，市局加强对区局的业务和技术指导，市局档案管理员和该局计算机处技术人员分工合作，就档案业务和技术层面为各区局提供指导和服务，及时了解各区局工作开展情况，及时帮助解决各区局出现的问题，防止走弯路，清除各区局的后顾之忧和拦路虎，形成有问题找市局共同解决的良好氛围，通过大家一致努力共同实现数字档案室创建目标。该局力争在三年内实现11个区审计局全部达成5A级数字档案室建设目标。
　　二是形成各门类档案统一规范高效的归档模式。2013年10月，南京市审计局率先在全省党政机关通过省档案局评估，建成5A级数字档案室，实现了纸质档案与数字档案“五同步”现代化管理要求，档案利用成效显著。此后，该局通过经验总结、梳理，将文书档案、审计档案、照片档案、音频视频档案、光盘档案、会计档案、实物档案、基建档案等的归档过程进行规范化、程式化，如针对审计档案的数字化扫描、入库挂接，设计了统一且格式规范的案卷目录、卷内文件目录录入模板，对扫描文件加工过程、文件保存格式、文件夹命名规范等都进行了详细约定，在数据完整、规范前提下，再进行数据纠错、数据入库和原文批量挂接，同时，针对档案库房建设、制度建设、数据保管、查询利用等提供样板，各区不需要浪费时间去摸索，不用走弯路，只需依葫芦画瓢做好基础工作，即可完成4A级以上的数字档案室建设。
　　三是通过“一拖N”改造减少重复开发建设。南京市审计局在审计署下发的档案管理系统基础上，结合OA自行开发了多个实用模块，在档案归档、入库挂接、查询利用、统计分析、元数据封装等方面发挥了非常重要的作用，成效非常显著，是该局5A级数字档案室申报的一大亮点，今年，为了适应区局建设数字档案室的需要，该局技术人员通过技术攻关，将这些模块又进行了优化、改造，并新增“档案统计分析”模块，区局不需要花一分钱，就能够通过OA直接应用这些模块归档和管理区局档案数据，今年以来，6个区局利用“审计档案挂接”模块仅2天时间就完成了1800多卷共23000多件审计档案的入库和原文挂接操作，利用“文书档案归档组卷”模块实现了近2000件文书档案的在线归档，利用“档案封装工具”对6000多件档案进行了元数据封装，利用“专题档案查询”模块实现4类档案专题的查询利用，利用“档案统计分析”模块实现各区各门类档案统计报表自动生成，并可按保管期限、年度进行图表分析。档案管理系统模块的“一拖N”改造，为区局提供了至关重要的档案信息化系统基础保障，为区局数字档案室建设铺平了道路。（刘凤翔）