盐城市档案馆实行查档会商制度

　　随着馆藏档案文件级目录数据库的完善和档案的数字化，查档准确率和查档速度得到了有效提高，但档案查到率，仍然难以有效提高。对档案馆，一次查无并不显得十分紧要，但对利用者来说，查不到所需档案就意味着某项实际事务无法妥善解决。事实上，文件是否归档、检索工具是否有效、利用者提供的线索是否准确、接待人员业务是否熟练等都是影响档案检索成功率的重要因素。实践证明，改进传统的查档办法，可以提高档案检索成功率，更好地为利用者排忧解难。基于这样的认识，盐城市档案馆从2014年起建立查档会商制度。

　　所谓查档会商制度，就是指当查档工作人员根据自己的认知运用一定的检索方法无法查到利用者所需档案时，必须立即向档案利用中心负责人提出会商请求，档案利用中心负责人及时召集相关人员研究利用者申请查阅的档案是否属于该馆进馆范围，档案利用者的检索提问表述是否准确，检索工具中的检索语言与归档文件是否完全匹配，已采用的检索方法是否得当。如不属进馆范围，该档案应归哪个档案馆收藏，立即启动馆际查档，在各种可能的方法穷尽之后再给利用者明确的答复。总之，会商查档要做到“五要”，即：查档要素再明晰、查档流程再检查、馆藏档案再寻找、馆外档案再分析、间接材料再推敲。

　　多一个人参与协同查档意味着多一份智慧，给利用者多一份希望。一年来，该馆接待查档1758人，初次查到率85%，实行集体会商后，查到率提高到95%。如2014年9月7日，盐城市国土资源局到馆查市政府与省地震局关于建设盐城市区地震站的协议，查档人员利用电子计算机自动检索利用系统与手工检索工具，在市政府与地震局全宗均查不到这份协议，便立即向中心负责人提出会商申请，档案利用中心与技术处的同志放弃中午休息，共同会商，认为很有可能在地震站的立项申报材料中包含有这一协议，果然在市计经委全宗中找出地震站立项申报材料（协议的复印件出现在立项材料附件的附件中）。一般检索工具不显示附件，更不用说附件的附件。看似无法解决的事情就这样利用集体的智慧解决了。

　　实行查档会商制度一年来，社会反响良好。这种急利用者所急，不到最后一刻决不放弃的做法得到利用者的认可、理解和称赞。该馆2014年查档满意度达到百分之百。为提高全市档案馆查档工作整体水平，该制度2015年将在全市推广。

（彭光照）