出版社信息化建设须增强规范意识

        笔者所在出版社信息化建设起步较早，从2003年起，编务、印制、发行、财务等工作已全部信息化。信息系统的使用，大大提高了出版社的管理水平，特别是在图书信息资料保存、查询，数据统计、分析，信息传送等方面更为准确、便捷、快速，对编辑开发选题起到了一定指导作用。虽然系统在使用过程中不断根据需要进行修改，但受制于当时的技术水平，很多功能性的技术无法在旧系统上实现，信息流不能准确合理地传送，有些数据信息需要二次录入，生产流程状态无法监控，生产效率低。面对信息技术的迅猛发展和数字化管理的需要，2014年，出版社决定对信息系统进行全面升级改造，并确定采用在技术公司开发的出版信息系统基础上局部修改的方式进行，出版社信息化规范性进一步增强。以下结合本社信息化升级改造工作谈几点体会。

        做好整体流程设计

        保证信息管理规范化

        做好整体设计工作，是保证信息化建设规范化的关键。目前国内有多家技术公司开发设计出版管理信息系统，但在设计上各有优劣，并且很难找到与出版社内部管理流程完全契合的。因此，大多数出版社只能是在技术公司提供的标准化系统基础上定制开发。这就要求出版社从出版管理流程出发，对本社信息系统提出明确的整体设计需求，再由实施单位进行切合实际的全面整合与统一规划。

        一要设计好业务流程。图书生产从选题立项起到产品最终面世要经过20余道生产作业环节，每个生产环节内部又有小的作业流程。生产流程的核心是各个流程间的顺畅衔接，保证信息传递的完整、准确、快捷，而且是必要数据一次录入、全程使用，这是避免重复录入及二次录入失误的必要措施。因此，在系统设计之初，就要考虑上下游环节信息流的流转关系，谁负责、谁在先，要有一个全流程的整体设计。

        二要设计好各种表单内容。图书生产从选题立项起就要有严格的审批程序，各个出版社内部也都设计了功能不同的表单以规范管理，如选题立项申请表、书稿审读报告单、发稿单等。目前，在我国出版管理方面，各个出版社年度出版计划上报、书号实名申领、CIP数据申请、出版统计报表报送等都已实现了网络传输、在线申请审批，这些数据都需要信息系统数据的支撑。这就要求信息系统中表单的内容能够与业务主管部门需求的数据项目相衔接，同时能满足本单位业务管理的需要。因此，表单内容设计的全面、合理、可操作是系统设计的又一关键环节，要确保数据齐全、用词规范、定义准确，共有名称一致。

        三要确保数据内容规范、准确。出版企业信息系统通常包括编务、印制、发行、财务4个方面，4个信息系统彼此独立，又相互关联，而编务系统是所有系统的数据源头，编务系统信息数据的完整、准确对后续环节起到关键作用。编辑是出版工作的源头，因此，编辑在编务系统中所填报的各种信息数据必须完整、准确、规范。系统设计时就要保证数据定义的准确性、操作的规范性，以免填报人员误填、错填、随意填。即便如此，也难免不同填报者对系统要求理解上的偏差和操作的随意性，这就需要在系统上线之初做好使用培训、编制操作手册，对表单数据项进行准确定义，明确规范要求，指导编辑准确填报数据。同时，在日常管理中，要强化对系统填报内容的检查，发现问题及时退改，最大限度地避免错误信息无效传递。

        挖掘系统数据功能

        促进精准定位精细管理

        完整准确的信息数据为出版社做好选题开发和规划打下了坚实的基础，更为实现数字化转型提供了前提。因此，系统在设计之初就要具有为后续决策提供服务的功能。

        出版信息系统的核心数据包括选题、印制、发行、重印、销售、成本等各类信息，通过对这些数据的深度分析，可为各个环节的管理和决策提供支撑。如选题数据，系统对选题分类可设置多重分类体系，既要有符合标准的中图法分类，又要有符合本社产品特点的业务分类（专业板块）、产品分类（产品线），同时要有丛书管理等分类设计，通过多重分类体系设置，可以准确掌握本社产品的品类结构及选题发展方向，为开展选题评估与选题规划提供基础。又如提印流程设计，可以准确反映新书首印量和重印书信息，通过对印量的回顾性分析，有助于后续科学确定印数及印制计划，既要保证不断货，又要确保不多印。而发行系统中每日每种产品的销售量、销售流向等重要数据，更为出版社生产经营决策提供了强有力的决策支持。

        此外，出版信息系统还设有流程状态查询功能、统计功能和成本核算功能，为出版社精细化管理提供了便利。编辑和相关人员可以通过系统随时查看书稿所处状态，该填报的表单及时填报，该督办的督办；管理部门通过定期对选题立项情况、书稿生产情况的统计分析，监控生产进度，做好生产协调；编辑部门则可以利用成本核算表评估生产成本，合理确定印数和定价。

        总之，出版企业信息化可为企业提供大量的核心数据信息，通过对这些数据进行整理、分析及加工，为传统出版企业精准定位、精细管理提供了保证。

        掌握核心技术

        有效集约资源

        任何设计都不可能是完美的，在后期使用中需要随时补充、完善。虽然技术公司可以提供后期维护，但每一次修改都面临着不能保证及时性等困难。本社所用信息系统属于委托技术公司部分定制性开发，虽然设计需求由本社提出，但开发的核心技术掌握在技术公司手中，这就为后期修改带来了不便。因此，出版系统的开发设计需要有出版社自己的设计人员全程参与，并能掌握一定的核心技术，完全外包，出版社就会处于被动地位。这一点在数字出版转型过程中更为重要。

        计算机技术、网络技术日新月异，出版社要根据实际，在信息系统使用中不断提出新问题，不断升级解决问题，使企业内外部、上下游各种信息流随生产、工作流程而发挥更大的效益，使各种资源有效集约，最大程度地节约时间与成本，实现资源效益最大化。同时，要深入研究与数字出版技术的衔接，特别是要加快书稿协同编纂系统建设，通过数字化手段实现出版社与作者、编辑之间实时、跨地域协同与合作，有效提高出版质量与效率。