杨冬权在全国企业档案信息化现场会上的讲话 （摘要）
编者按
电子文件归档和电子档案管理不仅关系档案信息化和档案利用工作，更重要的是它关系我国档案资源的完整和安全。今年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），加强电子文件归档和电子档案管理工作是贯彻落实两办《意见》的一项重要举措。11月25日至26日，杨冬权在全国企业档案信息化现场会上，对企业贯彻落实两办《意见》，加强档案工作和电子文件归档工作提出要求。本期刊发杨冬权在会上的讲话摘要，供读者学习参考。
一、要根据两办《意见》，进一步提高对企业档案工作重要性的认识
对档案和档案工作的重要性，两办《意见》作了新的阐述：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“基础性”这3个字表明，档案工作不是可有可无的，而是各项工作的基础。
一是企业档案是国家极其重要的档案资源。企业是国家的经济基础，尤其是其中的国有企业是我国公有制经济的基础。企业在推进改革开放、维系国计民生、参与国际市场竞争、应对世界金融危机和支撑国家经济战略发展大局上，发挥着不可替代的决定性作用。
二是企业档案是企业生存发展的核心资源和重要资产。第一，企业档案是企业资产的证明，具有货币无以替代的价值。第二，企业档案作为企业的知识资产，作用于企业产品的研发、生产和销售，在提高效率、开拓市场、降低成本等方面可为企业创造可观的直接经济效益。第三，企业档案作为原始记录，在企业科研、生产、经营、管理中起着重要作用，是企业管理中不可缺少的信息和证据基础。第四，企业档案是企业发展的历史记忆，是企业历史延续的载体，是能够为企业带来良好社会效益的、极其宝贵的历史文化遗产。第五，企业档案用作外部证据，可为企业应对法律诉讼，降低诉讼损失。
三是企业档案是高层管理者的护身符、履历本和编年史。档案真实反映企业“三重一大”事项的决策过程，是界定决策正确与否和经营风险中领导责任的重要依据。各企业领导必须高度认识本企业档案工作的重要性和做好本企业档案工作的重要意义，要站在对历史、对国家、对人民、对企业、对职工和对自己本人负责的全新角度，认识档案工作的重要性，把做好档案工作作为企业改革发展的内生需求，作为企业领导人的重要职责。
二、要根据两办《意见》，进一步健全本企业档案工作体制机制
一是加强档案机构建设。企业要坚持统一领导、分级管理的档案工作原则，在总部设置档案工作归口管理的职能部门。不能把具有监督管理职能的档案部门设置在不具有监督管理职能的下级单位，实践证明这种倒挂的管理体制会严重影响档案工作监督管理职能的正常发挥。一个企业的档案工作应该只有一个归口部门，不能政出多门，档案规章制度应该统一。
二是切实提高档案部门的履职能力。要赋予档案部门相应的法定职责；要给档案部门相应的履职手段和条件；要保证档案部门具有履行职责的权力，这些职权包括制定本企业档案工作规章、制度、标准和规范的权力，对本企业档案工作的监督检查、评价考核、项目档案验收和提出追究、处罚的权力，以及在履职过程中需要制发文件和向企业领导报告的权力。
三是推进档案馆建设。鼓励并支持有条件的企业建立档案馆，进行专业化的管理。已建立档案馆的要既要赋予它业务指导、监督职责，又赋予它资源管理职责。要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心，甚至是本企业的信息中心和知识中心。
对于档案资源丰富、专业化特色明显、职能明确、运行良好的中央企业档案馆，纳入国家档案资源体系建设。
四是开创档案室工作新局面。目前，大多数企业本级及其下级单位的档案机构绝大部分还都是档案室。要贯彻统一领导、分层负责的原则，将档案室设置成兼具档案资源管理职能和业务指导监督职能的档案工作机构；要加强对所属单位档案室业务工作的指导；要加强对档案室工作的监督和考核；要创新档案室业务协作新模式，探索建立档案室业务工作共享模式。
五是进一步完善各部门共同参与档案工作的机制。企业档案产生和来源于企业的各个部门，每一职能部门和业务部门都对做好文件管理和归档工作负有责任，各企业要真正把档案工作纳入有关部门职责、纳入企业各业务岗位职责、纳入考核体系、纳入企业规章制度和业务工作流程。
六是规范并支持社会力量参与档案事务。不少企业通过外包方式来解决本企业档案的整理、保管和数字化工作，但同时，各级档案行政管理部门和企业要从中介机构的遴选、确定到外包事务的实施，再到事中事后的监管，都必须用制度加以规范，以维护档案安全。
三、要根据两办《意见》，全面加强档案资源体系建设
一要加大档案资源收集整理力度。首先，要做好档案工作“三纳入”“四同步”。即将企业档案工作规划纳入企业发展规划和计划；将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入企业各项工作计划；将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核；同时，要将档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。其次，要加强对重点工作、重大活动、重大项目、重点产品文件归档工作的监督指导。再次，要加大对档案违法违纪行为的查处力度，定期开展档案违法违纪检查。
二要完善归档制度。各企业要建立健全文件归档制度，按规定及时制定或修订本企业各类文件的归档范围和档案保管期限表，做到应归尽归、应收尽收。
三要科学整合档案资源。各企业要加强档案资源的集中统一管理，创新整合档案资源，实现档案资源集中管理的新模式。要做好关闭破产企业档案的管理，对确实没有上级单位的可协商关闭破产企业所在地的综合档案馆进行托管。为保证这一措施的落实，应将档案部门吸纳进企业关闭破产清算机构，档案处置所需经费也要纳入关闭破产清算经费。
四要把电子文件归档工作提上议事日程。今年，配合国家推进电子商务示范工程，提升我国信息消费需求，国家档案局联合发展改革委、财政部、税务总局在人保财险公司、中国电信、中国联通3家企业中开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点，使企业的会计核算成本大幅度降低，为企业创造了可观的经济效益。各企业务必高度重视电子文件归档管理工作，将此提上议事日程。要加大对电子文件归档工作的协调；将电子文件纳入归档范围；将电子文件归档纳入信息系统建设工作；尽快将已形成的电子文件归档；加大对电子文件归档工作的检查与考核力度；加大对电子文件归档和电子档案管理工作的研究和培训力度。
四、要根据两办《意见》，进一步完善档案利用工作
一要创新服务形式。档案部门在做好档案查阅服务的同时，首先要改进利用方式，简化利用手续，最大限度地满足本企业研发、生产、经营、管理全方位的利用需求。其次要拓展服务渠道，变被动查阅为主动提供，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务。要做到企业经营管理重点是什么，就开发什么档案，同时把企业经营的难点作为档案部门开发的重点。
二要强化服务功能。在服务对象上，企业档案要既为本企业研发、生产、经营、管理服务，又为本企业职工解决个人问题服务，还要为与本企业相关的广大人民群众服务，特别是还要为党和国家中心工作服务。
三要加大档案开发力度。要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量的档案信息产品，把“档案库”变成“思想库、知识库”，更好地为企业管理层的决策、管理提供参考。
四要大力促进资源共享。要统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进本企业所属单位档案信息资源共享，支持各企业把可公开的各类档案信息上传至本企业网络，建立检索利用中心或目录中心，开展远程利用，最大限度地实现共享。要及时以数字化档案代替原件提供利用，建立健全档案信息公开发布保密审查制度。要促进资源共享，加大档案开放鉴定力度，一些历史悠久、保存档案数量较多的企业，要制定档案开放鉴定计划和制度，特别要积极把涉及职工利益的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用。
五要大力推进档案信息化建设。档案信息化是提高档案工作水平的重要途径，要做好档案信息化规划，科学实施档案管理信息系统，大力推进传统载体档案数字化，以档案信息化带动企业管理创新。
五、要根据两办《意见》，进一步强化企业档案安全保管和保密工作
一要加大安全保密执法检查力度。建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。各级档案行政管理部门和中央管理企业档案部门要经常对所属企业的企业档案馆（室）进行安全检查，对发生档案安全事故的，要依法追究有关领导和责任人的责任。要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞。
二要建立和完善档案安全应急管理制度。要建立档案安全应急处置协调机制和应急处置方案，对重要的下属单位要求制订应急预案。要把档案馆（室）列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置。要定期开展应急演练，确保应急机制关键时刻发挥作用。
三要切实改善档案保管条件。要严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。
四要对重要档案实行异地、异质备份保管。各企业尤其是军工集团企业，要着手建立本集团的档案异地备份制度，实现所属企业重要档案的异地备份，对重要电子档案实行异地、异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。
五要保障档案信息安全。要建立标准，采取措施，确保电子档案长期保存和利用。要严格执行档案安全保密管理制度，对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。
六、要根据两办《意见》，进一步加大档案工作的支持保障力度
一要加强领导。各企业要指定一名负责人、高管分管档案工作，切实把档案工作纳入本企业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容，保证档案管理制度在本企业上上下下得到落实；各企业务必把档案工作纳入本企业下一个“五年”规划，并制定本企业的档案工作“五年”规划；要将档案工作纳入总经理办公会内容，公司领导要定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查；要为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障。
二要完善档案事业投入机制。各企业要把档案管理所需的设施建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，统一建设。要科学合理核定档案工作经费，将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入总部预算。
三要加强档案人才队伍的建设。各级档案行政管理部门和各企业要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件；要为档案部门配备坚强有力的领导班子，解决档案人员兼职的问题，档案管理岗位务必单独设置，使档案人员有精力履行档案工作职责；关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。
原载于《中国档案报》2014年12月11日 总第2696期 第三版